Quatro documentos que toda a gente confunde, um prazo legal de cinco dias úteis e menções que não podem faltar. Aqui fica tudo por ordem, sem jargão.
Guia NINO · atualizado a 31 de agosto de 2026
A confusão vem de se usar a mesma palavra para coisas diferentes. Na prática, um trabalho passa por até quatro documentos, e cada um serve para uma coisa.
| Documento | Para que serve | Quando |
|---|---|---|
| Orçamento | Propor um preço. Não é um documento fiscal — não obriga a nada até ser aceite. | Antes do trabalho |
| Fatura | Documentar o serviço prestado e o valor devido. | Até 5 dias úteis depois do serviço |
| Recibo | Provar que o pagamento foi feito. | Quando o cliente paga |
| Fatura-recibo | Os dois anteriores num só documento. | Quando prestas e recebes ao mesmo tempo |
É a fatura-recibo que a maioria dos independentes emite, porque na maior parte dos serviços o pagamento acontece no momento. É a ela que toda a gente continua a chamar «recibo verde», por causa dos livros de papel verde que já não existem.
A fatura tem de ser emitida o mais tardar no quinto dia útil seguinte ao momento em que o imposto se torna devido — ou seja, ao momento em que o serviço foi prestado. Quando o pagamento é feito antes de o serviço estar concluído, a fatura é devida na data do recebimento.
Não é um pormenor burocrático. Emitir com meses de atraso, ou emitir tudo em dezembro para «arrumar o ano», é uma infração — e desalinha a tua declaração trimestral da Segurança Social, que é feita sobre o que foi faturado em cada trimestre.
É gratuito e chega perfeitamente para quem tem pouco volume. Entras com as tuas credenciais, vais a «Faturas e Recibos Verdes», escolhes «Emitir» e preenches. O documento fica automaticamente comunicado à Autoridade Tributária, o que te poupa um passo.
Passa a ser obrigatório quando o teu volume de negócios ultrapassa os 50 000 € no ano anterior, quando tens contabilidade organizada, ou quando já usas um programa de faturação. O programa tem de constar da lista de certificados da AT — podes verificá-lo no Portal das Finanças antes de assinar seja o que for.
Não é uma formalidade sem consequências: usar um programa não certificado quando estavas obrigado a usar um expõe-te a coimas que vão de 1 500 € a 18 750 €.
Abaixo dos 50 000 €, e sem contabilidade organizada, podes continuar a emitir no Portal das Finanças sem problema nenhum. Muitos técnicos fazem-no durante anos.
Uma nota sobre a descrição: é a linha que o teu cliente vai ler daqui a um ano quando procurar o que te pagou, e é a linha que a AT lê se houver dúvidas. Escrever «Substituição de esquentador Vulcano 11 l e ligação de gás — Rua X, 2.º dto» custa quinze segundos e evita conversas.
Emitir antes de ter a certeza de que recebes. Se emitires uma fatura-recibo e o cliente não pagar, o rendimento já foi declarado. A anulação existe, mas dá trabalho e nem sempre é possível. Numa obra grande, um sinal adiantado protege-te melhor do que a esperança.
Esquecer a menção do artigo 53.º. Uma fatura sem IVA e sem a menção da isenção é uma fatura mal emitida. Se o cliente for uma empresa, o contabilista dele vai devolvê-la.
Confundir orçamento com fatura. Um orçamento não é um documento fiscal e não obriga a nada até ser aceite — é por isso que podes e deves fazê-lo depressa, sem medo. Já a fatura tem prazo, forma e consequências.
Deixar tudo para o fim do trimestre. O prazo dos cinco dias úteis é por serviço, não por trimestre.
Para não haver equívocos: a NINO não emite faturas-recibo e não substitui o Portal das Finanças nem um programa certificado pela AT. Essa parte continua a fazer-se onde já a fazes.
O que a NINO faz é a peça anterior, que é onde se perdem obras: o orçamento e a proforma. Fazes o orçamento no local — com as linhas, as quantidades e o IVA certos —, o cliente recebe um PDF com o teu nome e o teu logótipo pelo WhatsApp, e ficas a saber se ele abriu. Quando o trabalho estiver feito e aceite, emites a fatura-recibo como sempre fizeste, já com tudo descrito e combinado por escrito.
Ver também: recibos verdes em 2026 · trabalhador independente, o guia · como fazer um orçamento.
A fatura documenta o serviço prestado e o valor devido. O recibo prova que o pagamento foi feito. A fatura-recibo junta os dois num só documento e é a mais usada por trabalhadores independentes, porque na maioria dos serviços o pagamento acontece no momento. O orçamento é outra coisa: uma proposta de preço, sem valor fiscal enquanto não for aceite.
O mais tardar no quinto dia útil seguinte ao momento em que o serviço foi prestado. Se o cliente pagar antes de o serviço estar concluído, a fatura é devida na data do recebimento. Emitir tudo de uma vez no fim do trimestre é uma infração e desalinha a declaração trimestral da Segurança Social.
Só se o teu volume de negócios tiver ultrapassado 50 000 € no ano anterior, se tiveres contabilidade organizada, ou se já usares um programa de faturação. Abaixo disso podes emitir gratuitamente no Portal das Finanças. Usar um programa não certificado estando obrigado a usá-lo expõe-te a coimas de 1 500 € a 18 750 €.
Os teus dados (nome, morada, NIF), os dados do cliente, a data, a descrição do serviço com quantidades, o valor com a taxa de IVA aplicada — ou a menção «IVA — regime de isenção (artigo 53.º do CIVA)» se estiveres isento — e a retenção na fonte quando aplicável.
Sim, quando o cliente é um particular que não o quer fornecer. Mas nesse caso ele não pode usar o documento para deduzir despesas no IRS, e é frequente pedir-to por isso mesmo. Se o cliente for empresa ou profissional, o NIF é obrigatório.
Este guia foi escrito a 31 de agosto de 2026 com os valores em vigor nessa data e serve para perceberes o essencial, não para substituir um contabilista. As regras fiscais mudam com cada Orçamento do Estado, e o teu caso pode ter particularidades. Confirma sempre no Portal das Finanças e na Segurança Social Direta.
A NINO é uma ferramenta portuguesa para técnicos independentes: crias o orçamento no local, o cliente recebe um PDF profissional no WhatsApp, e ficas com clientes, marcações e documentos num só sítio. 6 meses grátis, tudo incluído, sem cartão de crédito.
Ver também: todos os guias · a NINO na tua cidade.