De verplichte gegevens, de btw, de bewaarplicht en de fouten waardoor facturen terugkomen.
NINO-gids · bijgewerkt op 25 september 2026
De offerte stelt werk en prijs voor. Verplicht tot niets, legt fiscaal niets vast.
De proforma legt vast wat is afgesproken en is vaak wat een VvE of een zakelijke klant nodig heeft om te kunnen betalen. Ondanks de gelijkenis geen fiscaal document.
De factuur legt de omzet vast, met verplichte gegevens en een doorlopend nummer.
De kwitantie bewijst de betaling en vervangt de factuur niet.
Ze door elkaar halen is duur: wie een proforma stuurt en denkt dat hij gefactureerd heeft, heeft die omzet niet aangegeven.
Doorlopend nummer en datum. Zonder gaten, zonder dubbele nummers.
Jouw gegevens. Naam of bedrijfsnaam, adres, btw-identificatienummer en KVK-nummer.
De gegevens van de klant. Naam en adres; bij een zakelijke klant in één keer goed, anders komt de factuur terug.
Wat je hebt gedaan, en wanneer. Omschrijving van het werk en de datum van levering — die laatste wordt het vaakst vergeten.
De bedragen. Exclusief btw, het tarief, het btw-bedrag, het totaal.
Doe je mee aan de KOR, dan staat er geen btw op en vermeld je dat je de kleineondernemersregeling toepast.
Een nummer overslaan. Gaten in de reeks vallen direct op.
Onvolledige klantgegevens. De zakelijke klant kan hem niet verwerken en stuurt hem terug.
Btw vermelden terwijl je in de KOR zit. De duurste typefout van het jaar.
De leverdatum weglaten. Verplicht, en het meest vergeten.
«Diverse werkzaamheden» schrijven. Verliest de discussie met de klant én die met de Belastingdienst.
Deze gids is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen elk jaar en jouw situatie kan afwijken: check het bij je boekhouder, bij de Belastingdienst of bij KVK.
Wel: offertes en proforma's als PDF, via WhatsApp verstuurd, met klanten, afspraken en historie op één plek. Dat is het deel dat bepaalt of je de klus krijgt.
Niet: NINO maakt geen facturen, doet geen aangifte en vervangt je boekhouder niet.
Je naam en adres, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer, de naam en het adres van de klant, de factuurdatum, een doorlopend factuurnummer, de datum van levering, een omschrijving van het werk, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Dan breng je geen btw in rekening en zet je op de factuur dat je de kleineondernemersregeling toepast. Btw toch vermelden terwijl je in de KOR zit is een dure fout.
Nee. Offerte en proforma zijn geen fiscale documenten. Alleen de factuur legt de omzet vast.
De bewaarplicht is in de regel zeven jaar, voor gegevens over onroerende zaken langer. Bewaar ook je offertes — die laten zien wat er is afgesproken.
NINO is een hulpmiddel voor zzp'ers in de techniek: je maakt de offerte op locatie, de klant krijgt een net PDF via WhatsApp, en klanten, afspraken en documenten staan op één plek. Gratis beginnen, zonder creditcard.
Zie ook: alle gidsen · NINO in jouw stad.