De stappen die werken, in de juiste volgorde — en de ene brief die je niet mag overslaan bij een particuliere klant.
NINO-gids · bijgewerkt op 25 september 2026
Alles hangt aan die ene vraag, en bij de helft van de kleine bedrijven staat er niets over op de factuur.
Bij een zakelijke klant geldt zonder afspraak dertig dagen. In een contract mag je tot zestig dagen gaan, en langer alleen als dat aantoonbaar niet onredelijk is. Neemt een groot bedrijf van je af, dan is dertig dagen wettelijk het maximum — daar valt niet van af te wijken.
Bij een consument noemt de wet geen termijn. Je spreekt zelf iets redelijks af, en dat betekent in de praktijk: het moet op de offerte of de factuur staan. Staat er niets, dan begint elke discussie met de vraag wanneer hij eigenlijk te laat was.
Deze gids is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen elk jaar en jouw situatie kan afwijken: check het bij je boekhouder, bij de Belastingdienst of bij KVK.
Bij een particuliere klant mag je pas incassokosten in rekening brengen nadat je hem een kosteloze aanmaning hebt gestuurd met veertien dagen om alsnog te betalen — en waarin je al noemt wat die kosten worden.
Dit is de stap waarop de meeste vorderingen stuklopen. Niet omdat de rekening onterecht was, maar omdat er meteen een incassobureau op is gezet. Zonder die brief zijn de kosten niet verschuldigd, en de termijn begint pas te lopen op de dag nadat de klant hem heeft ontvangen — reken dus twee dagen voor de post, of stuur hem per mail en bewaar de verzending.
De incassokosten volgen een staffel die meezakt met het bedrag: hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage. Het minimum is 40 euro, het maximum 6.775 euro. Bij een onbetaalde rekening van een paar honderd euro is het dus dat minimum — genoeg om de klant te laten merken dat te laat betalen geld kost, te weinig om er een verdienmodel van te maken.
Daarnaast loopt er wettelijke rente vanaf het moment dat de klant in verzuim is. Het percentage verschilt voor particulieren en voor handelstransacties en wordt periodiek bijgesteld: zoek het actuele tarief op bij Ondernemersplein voordat je het op papier zet, in plaats van een getal over te nemen uit een oude brief.
Tussen bedrijven onderling mag je van de staffel afwijken, maar alleen als het in je algemene voorwaarden staat én die voorwaarden daadwerkelijk zijn overeengekomen — meegestuurd vóór of bij de offerte, niet pas op de factuur.
Elke stap hierboven kost tijd die je niet factureert. Drie dingen voorkomen het grootste deel ervan.
Vraag een aanbetaling. Bij materiaal dat jij voorschiet is dat volkomen normaal, en een klant die de aanbetaling niet doet is de klant die de eindfactuur ook niet betaalt. Je weet het dan vóór de klus in plaats van erna.
Zet de termijn op het document zelf, niet alleen in je voorwaarden. Eén regel onder het totaal.
Stuur de rekening dezelfde week. Een factuur die drie weken na oplevering komt, wordt behandeld alsof hij niet urgent is — en vaak is hij dan al moeilijker te plaatsen bij het werk.
Met NINO zet je de aanbetaling al in de offerte, stuur je de proforma meteen vanaf je telefoon via WhatsApp, en zie je in één oogopslag welke nog openstaan. Verder lezen: een factuur maken en de veertien dagen bedenktijd.
Spreek je niets af met een zakelijke klant, dan is het dertig dagen. Contractueel mag je tussen bedrijven tot zestig dagen gaan; langer alleen als dat aantoonbaar niet onredelijk is. Grote bedrijven die van een mkb'er afnemen zijn wettelijk aan dertig dagen gebonden. Bij consumenten staat geen termijn in de wet: je spreekt zelf een redelijke termijn af, en dan moet die wel op de factuur staan.
Bij een consument mag je pas incassokosten rekenen nadat je hem een kosteloze aanmaning hebt gestuurd met veertien dagen om alsnog te betalen, waarin je precies noemt wat de kosten worden als hij niet betaalt. Sla je die stap over, dan zijn de incassokosten niet verschuldigd — hoe terecht je vordering verder ook is.
Het is een staffel die met het bedrag meezakt, met een minimum van 40 euro en een maximum van 6.775 euro. Tussen bedrijven onderling mag je daarvan afwijken, maar alleen als het in je voorwaarden staat én die voorwaarden echt zijn overeengekomen.
Vanaf het moment dat de klant in verzuim is, dus na het verstrijken van de afgesproken termijn of na je aanmaning. De percentages veranderen periodiek — kijk het actuele tarief op na bij Ondernemersplein voordat je het op een brief zet.
NINO is een hulpmiddel voor zzp'ers in de techniek: je maakt de offerte op locatie, de klant krijgt een net PDF via WhatsApp, en klanten, afspraken en documenten staan op één plek. Gratis beginnen, zonder creditcard.
Zie ook: alle gidsen · NINO in jouw stad.